闡明需要采購(gòu)貨物或工程的性質(zhì)，通報(bào)招標(biāo)程序?qū)⒁罁?jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標(biāo)文件既是投標(biāo)商編制投標(biāo)文件的依據(jù)，又是采購(gòu)人與中標(biāo)商簽定合同的基礎(chǔ)。因此，招標(biāo)文件在整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。招標(biāo)人應(yīng)十分重視編制招標(biāo)文件的工作，并本著公平互利的原則，務(wù)使招標(biāo)文件嚴(yán)密、周到、細(xì)致、內(nèi)容正確。編制招標(biāo)文件是一項(xiàng)十分重要而又非常繁瑣的工作，應(yīng)有有關(guān)參加，必要時(shí)還要聘請(qǐng)咨詢參加。

招標(biāo)文件的目的是通知潛在的投標(biāo)人有關(guān)所要采購(gòu)的貨物和服務(wù)，合同的條款和條件及交貨的時(shí)間安排。起草的招標(biāo)文件應(yīng)該所有的投標(biāo)人具有同等的公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。根據(jù)單一項(xiàng)目招標(biāo)文件的范圍和內(nèi)容，文件中一般應(yīng)包含：項(xiàng)目的概括信息；技術(shù)規(guī)格客觀性的設(shè)計(jì)文件；投標(biāo)的樣本表格；合同的一般和特殊條款；技術(shù)規(guī)格和數(shù)量清單，在一些特殊情況，還應(yīng)附有性能規(guī)格，投標(biāo)金保函，預(yù)付款保函和履約保函的標(biāo)準(zhǔn)樣本。

注意的問(wèn)題
招標(biāo)文件編制應(yīng)注意的問(wèn)題
招標(biāo)文件的編制要特別注意以下幾個(gè)方面：
⑴所有采購(gòu)的貨物、設(shè)備或工程的內(nèi)容，詳細(xì)地一一說(shuō)明，以構(gòu)成競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)的基礎(chǔ)；
⑵制定技術(shù)規(guī)格和合同條款不應(yīng)造成對(duì)有資格投標(biāo)的任何供應(yīng)商或承包商的歧視；
⑶評(píng)標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)公開(kāi)和合理，對(duì)偏離招標(biāo)文件另行提出新的技術(shù)規(guī)格的標(biāo)書(shū)的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，更應(yīng)切合實(shí)際，力求公平；
⑷符合本國(guó)的有關(guān)規(guī)定，如有不一致之處要妥善處理。

招標(biāo)書(shū)又稱(chēng)招標(biāo)通告、招標(biāo)啟事、招標(biāo)廣告，它是將招標(biāo)主要事項(xiàng)和要求公告于世，從而招使眾多的投資者前來(lái)投標(biāo)。一般都通過(guò)報(bào)刊、廣播、電視等公開(kāi)傳播媒介發(fā)表。在整個(gè)招標(biāo)過(guò)程中，它是屬于使用的公開(kāi)性文件，也是具有周知性的文件。

招標(biāo)書(shū)是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)達(dá)到優(yōu)選買(mǎi)主或承包方的目的，從而利用和吸收各地優(yōu)勢(shì)于一家的交易行為所形成的書(shū)面文件。屬于邀約的范疇。
所謂招標(biāo)書(shū)，即業(yè)主按照規(guī)定條件發(fā)招標(biāo)書(shū)，邀請(qǐng)投標(biāo)人投標(biāo)，在投標(biāo)人中選擇理想合作伙伴的一種方式。
招標(biāo)書(shū)是招標(biāo)過(guò)程中介紹情況、指導(dǎo)工作，履行一定程序所使用的一種實(shí)用性文書(shū)。
招標(biāo)書(shū)是一種告示性文書(shū)，它提供全面情況，便于投標(biāo)方根據(jù)招標(biāo)書(shū)提供情況做好準(zhǔn)備工作，同時(shí)指導(dǎo)招標(biāo)工作開(kāi)展。
招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)內(nèi)法律法規(guī)、國(guó)際慣例、行業(yè)規(guī)范等。這就要求采購(gòu)從業(yè)人員不僅要具有的知識(shí)、良好的職業(yè)素養(yǎng)，還要有一定的法律法規(guī)知識(shí)，如合同條款不得和《合同法》相抵觸。如有的招標(biāo)文件中要求有本省的某行業(yè)領(lǐng)域資格證書(shū)，限制外地供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)的規(guī)定，就與我國(guó)法律相背離。
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面對(duì)的是采購(gòu)單位對(duì)自己的項(xiàng)目了解程度差異非常大，再加上采購(gòu)項(xiàng)目門(mén)類(lèi)繁多，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編制招標(biāo)文件前就要對(duì)采購(gòu)單位狀況、項(xiàng)目復(fù)雜情況、具體要求等所有需求有一個(gè)真實(shí)全面的了解。
以規(guī)范的文字，把采購(gòu)的目的、要求、進(jìn)度、服務(wù)等描述得簡(jiǎn)捷有序、準(zhǔn)確明了。使有興趣參加投標(biāo)的所有投標(biāo)人都能清楚地知道需要提供什么樣的貨物、服務(wù)才能滿足采購(gòu)需求。不允許使用大概、大約等無(wú)法確定的語(yǔ)句，不要委婉描述，不要字句堆砌，表達(dá)上的含混不清，會(huì)造成理解上的差異。不要在某一部分說(shuō)清楚了的事，又在另外章節(jié)中復(fù)述，弄不好，可能產(chǎn)生矛盾，讓投標(biāo)人無(wú)所適從。如對(duì)設(shè)備的軟件問(wèn)題，也應(yīng)根據(jù)需要合理提示，以防在簽約時(shí)出現(xiàn)價(jià)格問(wèn)題。
招標(biāo)書(shū)寫(xiě)作是一種嚴(yán)肅的工作，要求注意：
(1)周密?chē)?yán)謹(jǐn)。招標(biāo)書(shū)不但是一種“廣告”，而且，也是簽訂合同的依據(jù)。因而，是一種具有法律效應(yīng)的文件。這里的周密與嚴(yán)謹(jǐn)，一是內(nèi)容，二是措辭。
(2)簡(jiǎn)潔清晰。招標(biāo)書(shū)沒(méi)有必要長(zhǎng)篇大論，只要把所要講的內(nèi)容簡(jiǎn)要介紹，即可，切忌沒(méi)完沒(méi)了地胡亂羅列、堆砌。
(3)注意禮貌。這時(shí)涉及的是交易貿(mào)易活動(dòng)，要遵守平等、誠(chéng)懇的原則，切忌盛氣凌人，更反對(duì)低聲下氣。